لا يبدأ أي توريد لدى وكالة أدي إلا من خطاب طلب رسمي. لا نستقبل طلبات فردية خارج هذا المسار، لأن التسعير وعمق الفحص وجدول التسليم تُحدَّد جميعها وفق ما يذكره الخطاب من الفئة والكمية والوجهة، وليس عبر تفاوض لاحق عن كل مرشح على حدة.
يعني "التنفيذ" في هذا الخط الخدمي أن تُشحن الدفعة كاملة أو لا تُشحن. فإذا حدد خطاب الطلب عشرين عاملة منزلية واجتازت ثماني عشرة منهن الفحص في الوقت المحدد، نحتفظ بالدفعة ونبلّغ العجز بدلاً من إرسال شحنة جزئية وإكمالها لاحقاً، لأن الدفعات الجزئية تسبب لكم مشكلات جدولة لا تسببها الدفعة الكاملة.
تُحدَّد المهلة الزمنية وفق حجم الدفعة المطلوب فعلياً، لا برقم ثابت يُطبَّق على كل طلب. يتحرك خطاب الطلب ضمن عمق خط التوريد المعتاد أسرع من طلب يخص فئة أضيق أو عدداً كبيراً بشكل غير معتاد، ونوضح ذلك عند التسعير، لا بعد بدء الاستقطاب فعلياً.
كيف يُنفَّذ خطاب الطلب
- تأكيد الفئة والكمية والوجهة كتابياً قبل بدء الاستقطاب مقابل الخطاب
- الاتفاق على تسعير الدفعة والحد الأدنى لحجمها على مستوى الوكالة، دون إعادة تفاوض لكل مرشح
- تحديد جدول التسليم وفق طاقة استقطاب وفحص واقعية، وليس موعداً وعدياً يُعدَّل لاحقاً
- الإفصاح عن أي عجز فور تحديده، مع جدول زمني معدَّل بدلاً من شحنة جزئية غير معلنة